• Главная
• Собираем потребности, уточняем бюджет и готовимся к закупкам

Собираем потребности, уточняем бюджет и готовимся к закупкам

    Сбор потребностей — то, с чего начинается годовой консолидированный план закупок и без чего невозможно организовать непрерывные и своевременные закупки ТМЦ или услуг. Государственным организациям со сбором потребностей несколько проще: они пользуются методическими рекомендациями по управлению закупочной деятельностью, публикуют консолидированные планы закупок заранее, размещают закупки в ЕИС. Для коммерческих организаций методичек никто не разработал: им приходится думать о том, как синхронизировать работу планово-экономического отдела и закупщиков, сэкономить на закупках, не терять время на сборе потребностей и формировании заявок на закупку.

    Главное требование к качеству планирования не зависит от формы собственности, масштабов и сферы деятельности. Оно коротко, но емко сформулировано в одном из нормативных актов Коллегии ВПК РФ:

   «Процесс планирования закупок должен быть организован таким образом, чтобы закупочные процедуры обеспечивали своевременное удовлетворение потребностей структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений организации.» (Методические рекомендации по управлению закупочной деятельностью государственных корпораций, акционерных обществ с государственным участием и организаций оборонно-промышленного комплекса).

    Фраза из «Методических рекомендаций…» определяет цели внедрения систем цифрового управления планированием и закупками. Достижение этих целей становится решением проблем планирования, о которых мы рассказали в предыдущей статье:

     Разночтения в наименованиях ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и услуг. Кажется, нет ничего плохого в том, что один и тот же товар в разных филиалах называют по-своему. До тех пор, пока ответственному за сбор потребностей сотруднику не придется сводить в план закупок. Вот тогда техника, комплектующие для ПК, запчасти и расходные материалы попадут в план закупок как разрозненные и, внешне, разные товары. На этом этапе вероятен риск того, что и организация закупки, и сами ТМЦ обойдутся дороже, чем могли бы.
Потери заявок от филиалов, отделов и сотрудников на ТМЦ и услуги — если для сбора потребностей используются Google Docs, Trello и другие open source-решения, Excel.
Сложности контроля и бюджетирования. Импровизированная система сбора потребностей и планирования закупок не справляется, потребности формируются вручную, невозможно разобраться в том, кто и когда добавлял потребности, насколько их цена соответствует бюджету и, самое главное, «Хватит ли на все финансирования?»
Добавим к ним еще одну:

     Непонятно, что делать с потребностями. Они собраны, проверены, согласованы, укрупнены— то есть ответственный сотрудник сделал все, чтобы решить задачу по упорядоченными сбору потребностей, но скоро кому-то в компании предстоит решать, что делать с потребностями дальше, и как их удовлетворять.
Попробуем справиться с этими проблемами с помощью iTender Планирование — инструмента, который упорядочивает и упрощает сбор потребностей и планирование закупок.

     Справочники ТМЦ и услуг против ошибок сбора и обработки потребностей
iTender Планирование — инструмент для унификации потребностей. Чтобы избежать разночтений в названиях, единицах измерения, валютах в нем предусмотрена система справочников. С их помощью организация создает собственный номенклатурный глоссарий: язык закупок, единый понятийный аппарат, который понятен каждому участнику.

    Справочники легко настроить или создать с нуля. Их пополняют новыми позициями и понятиями во время опытной и промышленной эксплуатации: быстро актуализируют и синхронизируют с закупочной деятельностью организации.

       Управление закупками iTender SRM
Система управления закупками на предприятии, iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.
Читать подробнее 

В iTender Планирование вы разрабатываете собственные номенклатуры и номенклатурные группы. А еще можете:

Формировать статьи бюджета — формализовать расходы, распределять их по группам для анализа и корректировки.
Создавать проекты — это удобно, если нужно упорядочить проектное финансирование, которое не включено в годовой план закупок, но необходимо для реализации временного вида деятельности в формате проекта.
Вести базу контрагентов — тех, с кем планируете работать, работаете или кто заявил о готовности сотрудничать.
Как не потерять заявка на потребность при коллективной работе

    Сбор потребностей — то, с чего начинается годовой консолидированный план закупок и без чего невозможно организовать непрерывные и своевременные закупки ТМЦ или услуг. Государственным организациям со сбором потребностей несколько проще: они пользуются методическими рекомендациями по управлению закупочной деятельностью, публикуют консолидированные планы закупок заранее, размещают закупки в ЕИС. Для коммерческих организаций методичек никто не разработал: им приходится думать о том, как синхронизировать работу планово-экономического отдела и закупщиков, сэкономить на закупках, не терять время на сборе потребностей и формировании заявок на закупку.

Главное требование к качеству планирования не зависит от формы собственности, масштабов и сферы деятельности. Оно коротко, но емко сформулировано в одном из нормативных актов Коллегии ВПК РФ:

«Процесс планирования закупок должен быть организован таким образом, чтобы закупочные процедуры обеспечивали своевременное удовлетворение потребностей структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений организации.» (Методические рекомендации по управлению закупочной деятельностью государственных корпораций, акционерных обществ с государственным участием и организаций оборонно-промышленного комплекса).

Фраза из «Методических рекомендаций…» определяет цели внедрения систем цифрового управления планированием и закупками. Достижение этих целей становится решением проблем планирования, о которых мы рассказали в предыдущей статье:

Разночтения в наименованиях ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и услуг. Кажется, нет ничего плохого в том, что один и тот же товар в разных филиалах называют по-своему. До тех пор, пока ответственному за сбор потребностей сотруднику не придется сводить в план закупок. Вот тогда техника, комплектующие для ПК, запчасти и расходные материалы попадут в план закупок как разрозненные и, внешне, разные товары. На этом этапе вероятен риск того, что и организация закупки, и сами ТМЦ обойдутся дороже, чем могли бы.
Потери заявок от филиалов, отделов и сотрудников на ТМЦ и услуги — если для сбора потребностей используются Google Docs, Trello и другие open source-решения, Excel.
Сложности контроля и бюджетирования. Импровизированная система сбора потребностей и планирования закупок не справляется, потребности формируются вручную, невозможно разобраться в том, кто и когда добавлял потребности, насколько их цена соответствует бюджету и, самое главное, «Хватит ли на все финансирования?»
Добавим к ним еще одну:

Непонятно, что делать с потребностями. Они собраны, проверены, согласованы, укрупнены— то есть ответственный сотрудник сделал все, чтобы решить задачу по упорядоченными сбору потребностей, но скоро кому-то в компании предстоит решать, что делать с потребностями дальше, и как их удовлетворять.
Попробуем справиться с этими проблемами с помощью iTender Планирование — инструмента, который упорядочивает и упрощает сбор потребностей и планирование закупок.

Справочники ТМЦ и услуг против ошибок сбора и обработки потребностей
iTender Планирование — инструмент для унификации потребностей. Чтобы избежать разночтений в названиях, единицах измерения, валютах в нем предусмотрена система справочников. С их помощью организация создает собственный номенклатурный глоссарий: язык закупок, единый понятийный аппарат, который понятен каждому участнику.

Справочники легко настроить или создать с нуля. Их пополняют новыми позициями и понятиями во время опытной и промышленной эксплуатации: быстро актуализируют и синхронизируют с закупочной деятельностью организации.

     Управление закупками iTender SRM
Система управления закупками на предприятии, iTender-SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками.
Читать подробнее 

    В iTender Планирование вы разрабатываете собственные номенклатуры и номенклатурные группы. А еще можете:

    Формировать статьи бюджета — формализовать расходы, распределять их по группам для анализа и корректировки.
Создавать проекты — это удобно, если нужно упорядочить проектное финансирование, которое не включено в годовой план закупок, но необходимо для реализации временного вида деятельности в формате проекта.
Вести базу контрагентов — тех, с кем планируете работать, работаете или кто заявил о готовности сотрудничать.
Как не потерять заявки при коллективной работе